Clean Industry Solutions Holding Europé: Kallelse till årsstämma / Notice of Shareholders Annual Meeting

Aktieägarna i Clean Industry Solutions Holding Europe AB (publ) (org. nr 559110-3972) kallas till årsstämma onsdag 23 juni 2021 kl 10:00. Med anledning av den pågående coronapandemin har styrelsen beslutat att årsstämman ska genomföras utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att aktieägare endast på förhand genom poströstning före stämman ska ha möjlighet att utöva sin rösträtt. Information om de av årsstämman fattade besluten offentliggörs den 23 juni 2021, så snart utfallet av poströstningen har slutligt sammanställts.

The shareholders of Clean Industry Solutions Holding Europe AB (publ) (company reg nr 559110-3972) are hereby notified of the Annual General Meeting that will be held on Wednesday June 23, 2021 at 10:00. Due to the Corona pandemic the board has decided that the meeting will be held without the physical presence of shareholders, proxies, or third parties. Shareholder will be entitled vote by submitting postal vote forms prior to the meeting. Information about the resolutions passed at the meeting will be made public on the June 23, 2021 as soon as the postal votes have been counted.    
 

Rätt att delta / Right to participate

Aktieägare som önskar delta i årsstämman skall, dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken senast tisdag 15 juni, dels anmäla sitt deltagande i årsstämman genom att sända in poströstningsformuläret till bolaget senast måndag 21 juni 2021 klockan 10:00. Aktieägare som valt att förvaltarregistrera sina aktier måste tillfälligt omregistrera sina aktier i eget namn för att ha rätt att delta i årsstämman.

Shareholders wishing to participate in the Annual General Meeting must be included in the share register kept by Euroclear Sweden AB no later than Tuesday, June 15, and notify the company of their participation in the Annual General Meeting by submitting to the company the post voting form no later than Monday, June 21, 2021 at 10:00 am. Shareholders who have shares registered in a bank or institute must temporarily re-register their shares in their own name in order to be entitled to participate in the Annual General Meeting.

 

Anmälan / Registration

Anmälan om deltagande i årsstämman skall göras genom att avge sin poströst, via e-post ir@cleanindustrysolutions.comeller skriftligen till bolaget. Vid anmälan ska namn, personnummer/ organisations-nummer, adress och telefonnummer samt antalet företrädda aktier uppges.    

The notification of participation in the Annual General Meeting must be made by submitting the postal voting form via e-mail ir@cleanindustrysolutions.comor in writing to the company. The notification should state name, personal / corporate registration number, address and telephone number and the number of represented shares held.

Aktieägare som företräds av ombud ska utfärda skriftlig och undertecknad. Fullmakten bör i god tid före stämman insändas till bolaget under nedanstående adress. Om fullmakten utfärdats av juridisk person, ska bestyrkt kopia av registreringsbevis (högst ett år gammalt) för den juridiska personen bifogas. Fullmakt och registreringsbevis får ej vara äldre än ett år.

Shareholders represented by proxy shall issue a written and signed power of attorney. The authorization should be submitted to the company well in advance of the meeting under the address below. If the power of attorney is issued by a legal entity, a certified copy of the registration certificate for the legal entity (not more than one year old) must be attached. Power of attorney and registration certificate must not be older than one year.

Det är endast möjligt att rösta genom poströstning. Alla nödvändiga dokument kommer att finnas tillgängliga på företagets webbplats senast den 26 maj 2021. Det ifyllda formuläret måste vara bolaget tillhande senast den 21 juni 2021. Det kommer att hållas ett online-möte den 23 juni 2021, men endast i informationssyfte. Ingen röstning kommer att vara möjlig under onlinemötet.

Voting is only possible by postal voting. All required documents will be made available on the company's website by May 26, 2021. The completed form must be received by the company on the 21 June 2021.
There will be an online meeting on June 23, 2021, but only for informational purposes. No voting will be possible during the online session.

 

Förslag till dagordning / Proposed agenda

1. Stämmans öppnande samt val av ordförande vid stämman / Opening of the meeting and election of chairman of the meeting

2. Upprättande och godkännande av röstlängd / Establishment and approval of voting list

3. Godkännande av dagordning / Approval of agenda

4. Val av en person att jämte ordförande justera protokollet / Election of a person to adjust the minutes together with the chairman

5. Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad / Examination if the meeting has been duly convened

6. Redogörelse av styrelsens arbete / Report of the work of the Board

7. Verkställande direktörens anförande / Annual report of the CEO

8. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen / Presentation of the annual report and the audit report

9. Redogörelse för revisionsarbetet under året / Report of the audit work during the year

10. Beslut om / Decision regarding

a) fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen, / adoption of the income statement and balance sheet and consolidated income statement and balance sheet,

b)  dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen samt fastställande av avstämningsdag för utdelning samt /distribution of profits according to the adopted balance sheet and fixing the record date, and

c) ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter och verkställande direktören / discharge from liability for the Board members and the CEO

11. Beslut om bemyndigande till styrelsen om nyemission av aktier / Decision on authorization for the Board to issue shares

Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästkommande årsstämma, fatta beslut om att öka Bolagets aktiekapital med högst 500 000 kronor genom nyemission av högst 5 000 000 aktier. Sådan nyemission/-er av aktier skall kunna ske med av ikelse från aktieägarnas företrädesrätt och/eller med bestämmelse om apport, kvittning eller eljest med villkor enligt 13 kap. 5 § första stycket punkten 6 och 2 kap 5 § andra stycket 1-3 och 5 aktiebolagslagen.

Nyemission/-er i enlighet med detta bemyndigande skall ske på marknadsmässiga villkor. Styrelsen skall äga rätt att bestämma villkoren i övrigt för nyemissioner enligt detta bemyndigande samt vem som skall äga rätt att teckna de nya aktierna. Skälet till att styrelsen skall kunna fatta beslut om nyemission/-er med av ikelse från aktieägares företrädesrätt och/eller med bestämmelse om apport- och kvittningsemission eller eljest med villkor enligt ovan är att Bolaget skall ges handlingsutrymme i samband med strategiska förvärv av bolag eller rörelser.

Styrelsen föreslår vidare att stämman bemyndigar styrelsen, eller den styrelsen utser, att vidta de smärre justeringar i detta beslut som kan komma att vara nödvändiga i samband med registrering vid Bolagsverket och vid Euroclear Sweden AB.

The Board of Directors proposes that the Annual General Meeting gives authorization to the Board of Directors to, one or more occasions during the period up to the next Annual General Meeting, to decide to increase the Company's share capital by a maximum of SEK 500,000 through a new issue of a maximum of 5,000,000 shares. Such new issue of shares may be affected with deviation from the shareholders' preferential rights and / or with a provision on non-payment, set-off or otherwise with terms pursuant to Chapter 13. Section 5, first paragraph, points 6 and 2, Section 5, second paragraph, 1-3 and 5 of the Swedish Companies Act.

New share issue in accordance with this authorization shall be made on market terms. The Board of Directors shall determine the terms and conditions for new issues pursuant to this authorization and who shall be entitled to subscribe for the new shares. The reason why the board is able to make a decision on a new issue with deviation from shareholders' preferential rights and / or with a provision on non-cash and offsetting issue or otherwise with terms as stated above is that the Company shall be given room for maneuver in connection with strategic acquisitions of companies or businesses.

The Board also proposes that the Meeting authorizes the Board, or the Board appoints, to make the minor adjustments in this decision that may be necessary in connection with registration with the Swedish Companies Registration Office and at Euroclear Sweden AB.

12. Valberedningens redogörelse för sitt arbete / The Nomination Committee's report on its work

13. Fastställande av antalet styrelseledamöter och ev. styrelsesuppleanter som ska utses av årsstämman / Determination of the number of Board members and, if applicable, number of Deputy Board Members to be appointed by the Annual General Meeting

Valberedningen föreslår att styrelsen skall bestå av sex ledamöter och inga suppleanter.

The Nomination Committee proposes that the Board of Directors shall consist of six members and no deputies.

14. Fastställande av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare / Determination of guidelines for remuneration to senior executives

Styrelsen föreslår att ersättning skall bestå av fast lön, rörlig lön, pensionsförmåner samt övriga förmåner. Ersättningen skall vara marknadsmässig och baserad på kompetens, prestation samt ansvarsområde.

The Board proposes that remuneration shall consist of fixed salary, variable salary, pension benefits and other benefits. The remuneration shall be market- based and based on competence, performance and area of responsibility.

15. Fastställande av styrelse- och revisorsarvoden / Determination of board's and auditor's fees

Valberedningen föreslår ett årligt arvode på 130,000 kronor till ordföranden plus 40,000 kronor för sekreterartjänster och 47,300 kronor till övriga styrelseledamöter. Styrelsen föreslår att för revisorer ska ersättning utgå enligt godkänd faktura.

The Nomination Committee proposes a yearly fee of SEK 130,000 be paid to the Chairman plus SEK 40,000 for secretary services and SEK 47,300 to other members of the Board. The Board of Directors proposes that for auditors, compensation shall be paid according to approved invoice.

16. Val av styrelse, styrelseordförande och revisorer / Election of the Board of Directors, Chairman of the Board and auditors

Valberedningen föreslår att välja Finn Johnsson, styrelseordförande (ny), Christian Zahler, styrelseledamot (omval), Olle Olsson, styrelseledamot (omval), Markus Augustsson, styrelseledamot (omval), Tobias Schwind, styrelseledamot (omval) och samt Daniel Pfeifle, styrelseledamot (omval) för tiden intill nästa årsstämma.
Valberedningen föreslår att på ett år välja Finnhammars till revisionsbolag 

The Nomination Committee proposes to elect Finn Johnsson, Chairman of the Board (new), Christian Zahler, Board member (re-election), Olle Olsson, Board Member (re-election), Markus Augustsson, Board member (re-election), Tobias Schwind, Board Member (re-election), and Daniel Pfeifle, Board Member (re-election) for the period until the next AGM.
The Nomination Committee proposes to elect Finnhammars to an audit firm in one year.

17. Förslag till principer för utseende av valberedning / Proposal for principles for the appointment of the Nomination Committee

Styrelsen föreslår arbetsordning för valberedningen.

The Board proposes rules of procedure for the Nomination Committee.

18. Godkännande av SAR-programmet för SolarSpring / Approval of SAR program for SolarSpring

Styrelsen föreslår att stämman godkänner ett Stock Appreciation Program som innebar att 506,064 aktier I bolaget emitteras för att ingå i ett Stock Appreciation Rights ("SAR") Program där SARs tilldelas vissa anställda. En SAR motsvarar en aktie i bolaget. Innehavarna av SARs har inte rösträtt för de underliggande aktierna. Emissionen av nämnda aktier i bolaget utgjorde ett villkor i förvärvet av SolarSpring GmbH. Aktierna har emitterats och ägs av en juridisk person "Mitarbeiterbeteiligung Solar Spring UG". De personer som är berättigade att erhålla SARs är fysiska personer som var anställda i SolarSpring GmbH den 23 mars 2020 och tidigare aktieägare. Verkställande direktören i SolarSpring GmbH skall tillhandahålla styrelsen i bolaget en lista på personer som skall vara berättigade att erhålla SARs vilken skall godkännas av bolagets styrelse. Tilldelade SARs är underkastade intjäningskrav som minskar över tid på sådant sätt att 75 procent av SARs är underkastade intjäningskrav till den 8 januari 2022, 50 procent till den 8 januari 2023 och 25 procent till den 8 januari 2024. På begäran av en anställd som innehar en eller flera SARs kommer den underliggande aktien i bolaget att säljas och försäljningslikviden kommer att utbetalas som lön till den anställde. Detta innebär att ingen utspädning kommer att ske. Detta Stock Appreciation Program omnämndes i pressreleasen som publicerades gällande förvärvet av SolarSpring GmbH daterad 2020-07-02.

The Board proposes that the Meeting approves a Stock Appreciation Program that entailed the issue by the company of 506,064 shares that will be included in a Stock Appreciation Rights ("SAR") program where SARs may be allotted to certain employees. One SAR is equivalent to one share in the company. The holders of SARs will not be entitled to vote for the underlying shares. The issue of the said shares in the company were a condition in the acquisition of SolarSpring GmbH. The said shares have been issued and are held by the legal entity "Mitarbeiterbeteiligung Solar Spring UG". Entitled to allotment of SARs are individuals in SolarSpring GmbH who were employed by 23 March 2020 and former shareholders. The Managing Director of SolarSpring GmbH will present an allotment proposal of the SARs to the Board of Directors of the company that will be authorized to approve such resolution. The SARs allotted are subject to vesting periods provisions that reduce over time, whereunder 75 percent of the SARs are subject to a vesting period up until 8 January 2022, 50 percent until 8 January 2023 and 25 percent until 8 January 2024. Accordingly, the SARs will fully vested by 8 January 2024. At the request of an employee holding one or more SARs, the underlying share in the company will be sold and the proceeds will be paid to said employee as salary. Thus, the program entails no future dilution. The Stock Appreciation Program was mentioned in the press release on the acquisition of SolarSpring GmbH dated 2020-07-02.
19. Övriga frågor / Other issues

20. Stämmans avslutande / Closing of the Meeting    
 

Styrelsens fullständiga förslag till beslut, redovisningshandlingar och revisionsberättelse och handlingar för poströstning kommer att finnas tillgängliga på Bolaget och på Bolagets hemsida, www.cleanindustrysolutions.com, senast från och med den 2 juni 2021 samt kommer att skickas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

The Board's complete proposal for decisions, accounting documents and audit report as well as the forms required for postal voting will be available on the Company and on the Company's website, www.cleanindustrysolutions.com, by June 2, 2021, and will be sent to the shareholders who request it and provide their postal address.

Clean Industry Solutions Holding Europe AB
Head Office
c/o Win-Win Ekonomi AB, Palmfeltsvägen 21, 121 62 Johanneshov Sweden